Hold drøftelserne på sporet
Det mest naturlige for en samtale er, at emnet flytter sig. Man taler ikke om en, men mange ting, efterhånden som associationer og impulser melder sig hos de samtalende. Så når samtalens fokus skrider til mødet, er det altså næppe sabotage og ond vilje, men måske manglende opmærksomhed på samtalens formål.
Mødelederens opgave er at holde dette fokus. Her kan man med fordel bruge mødediamantens model til at etablere en fælles forståelse af, hvor man er i processen. Derudover skal mødelederen lede og fordele ordet og holde øje med tiden. Og skal mødet være en succes, så kræver det, at mødelederen gør andet og mere end at notere, hvem der vil sige noget og holde en talerække. Mødelederen skal have overblik over diskussionen og vurdere de enkelte indlægs relevans i forhold til emnet og målet, og så skal mødelederen være klar til at træde i karakter med udsagn som for eksempel:
- ”Jeg vil gerne minde om, at emnet er x, og bede om, at vi holder os til det.”
- ”Nu er vi ovre i en diskussion af emne y, som vi allerede har truffet beslutning om.”
Det kan også handle om, at efterlyse særlige indlæg:
- ”Dorthe kom med et konkret forslag. Er der nogen, der vil kommentere det?”
- ”Der er to tydelige interesser her. Er der nogen, der har forslag til, hvordan vi tilgodeser begge?”
- ”Peter, du er i høj grad inde i detaljerne på dette område, men nu må du gerne holde lidt igen, så vi kan få andre synspunkter frem.”
Hvis et indlæg er på vej ud af et sidespor, eller I er presset på tid, kan det være nødvendigt, at mødelederen afbryder et indlæg. Det er en delikat øvelse, hvor man kan gøre brug af forskellige teknikker:
- Anerkendelse: ”Undskyld. Det er interessant, det du siger der, men lige nu skal vi have drøftet emne X.” Hvis man bliver anerkendt bliver man ikke helt lige så stødt over at blive afbrudt.
- Parkere: ”Det er vigtigt, det du siger der. Så det må vi vende tilbage til, når vi har drøftet emne X.” Så skal man også vende tilbage til det, ellers ryger troværdigheden.
- Invitere tilbage: ”Jeg synes, det lyder som om, du taler om emne Y, men vi er i gang med emne X. Kan du ikke sige, hvad du mener om det?” Det er blødere at invitere tilbage på den måde, frem for blot at skære af og give ordet til en anden.
- Omdirigere: ”Jeg tror, vi skal tilbage til emne X. Er der nogen, der har noget til emne X?” Kan bruges, hvis man vil afbryde en, som ikke holder sig til emnet, uden at det er klart, hvad vedkommende taler om.
- Tydeliggøre forskelle: ”Det lyder som om, du er på vej over i noget lidt andet, end det, vi diskuterer nu. Emne X handler om (…)” Denne afbrydelse er relevant, når taleren har misforstået emnet eller ikke kan afgrænse det og derfor kommer til at tale forbi sagen. Det er meget sandsynligt, at præciseringen af emnet er relevant for flere end den ene.
Endelig er det også vigtigt, at holde samtalen på sporet i forhold til den ramme, dagsordenen sætter. Hvis dagsordenen siger ”drøftelse”, men ikke noget om ”beslutning”, skal mødelederen holde fast i, at der ikke træffes beslutning. Der skal dog stadig konkluderes. Det kan være en opsummering af diskussionens fremtrædende positioner og eventuelle del-spørgsmål, der skal kigges nærmere på, inden man går over til at træffe beslutning. Og så skal der peges fremad, så det står klart, hvad der er næste skridt i forhold til det, der netop har været til diskussion, og hvem der gør hvad.
Se også ”Brug mødediamanten”.
