God referatskik i skolebestyrelsen
Her kan du læse om baggrunden for den lovgivning, der gælder for god referatskik i skolebestyrelser. Nederst i dokumentet kan du downloade et dokument, der indeholder to eksempler, der viser forskellen på et forhandlingsreferat og et beslutningsreferat.
Formalia:
Folkeskoleloven forpligter med §44, stk. 11 skolebestyrelserne og skoleledelsen til at udfærdige referater af møderne og sørge for, at de er tilgængelige for offentligheden:
”Skolebestyrelsens formand udarbejder til hvert møde en dagsorden. Der udarbejdes efter hvert møde et referat, som godkendes af de medlemmer, som har deltaget i mødet. Dagsordenen og referatet gøres med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, tilgængelige for offentligheden.”
Kilde: Folkeskoleloven, §44, stk. 12
I praksis vil det sige, at referaterne skal være tilgængelige på skolens hjemmeside, da begrebet ’offentlighed’ dækker over, at referatet skal være tilgængeligt for alle. Det betyder, at det f.eks. ikke er nok at lægge referaterne ud på AULA, fordi så er det kun dem, der er tilknyttet skolen, der har adgang til referaterne. Det betyder også, at referatet skal overholde gældende regler om tavshedspligt. Dvs. referatet må ikke indeholde personfølsomme oplysninger eller henvise til konkret sagsbehandling af eventuelle personsager.
Historik:
Tidligere underskrev medlemmerne af skolebestyrelsen en beslutningsprotokol, men i forbindelse med en lovændring i 2009 ændrede man ordlyden til ”referat.” I bemærkningerne til lovændringen 2009 foreslog man at præcisere hensigten med offentliggørelse af referater yderligere:
”Med den foreslåede pligt til at offentliggøre forhandlingsreferater fra skolebestyrelsens møder øges åbenheden om skolebestyrelsens arbejde og dermed også muligheden for et øget samarbejde med den samlede forældrekreds. Herved styrkes skolebestyrelsens varetagelse af sin funktion som bindeled mellem forældre og skole.”
Kilde: Undervisningsministeriet., sagsnr. 104.53A.021, marts 2009 - øverst s. 18.
Lovgiverne sender med deres ændringsforslag et tydeligt signal om, at de ønsker størst mulig åbenhed om skolebestyrelsens beslutningsproces, fordi det også vil styrke samarbejdet med alle de andre forældre på skolen. Og de henviser direkte til, at det skal ske ved at offentliggøre forhandlingsreferater.
Dvs. det er ikke nok, at referaterne giver de øvrige forældre på skolen indblik i, hvilke beslutningerne skolebestyrelsen vedtager på deres møder. Det skal også fremgå hvilke overvejelser, der har ført frem til de vedtagne beslutninger.
Skolebestyrelsen skal offentliggøre forhandlingsreferater, fordi det øger åbenheden om skolebestyrelsens arbejde. Og det giver bedre mulighed for at styrke samarbejdet med de øvrige forældre.
Ændringen af folkeskoleloven og de tilhørende bemærkninger blev endeligt vedtaget ved folketingets 3. behandling den 28. maj 2009. Det skete uden, at der blev formuleret yderligere forslag til ændringer af bemærkningerne til §44, stk. 11.
Samlet set betyder det, at §44, stk. 11 og de tilhørende bemærkninger fra lovforslaget som fremsat er gældende. Det vil sige, at:
- Skolebestyrelsen skal offentliggøre referaterne af sine møder på skolens hjemme, fordi det styrker samarbejdet med den øvrige forældrekreds. Og fordi det giver offentligheden mulighed for at følge med i skolebestyrelsens arbejde.
- Referatet skal udformes som et forhandlingsreferat, fordi lovens hensigt er at give de øvrige forældre på skolen mulighed for at få indblik i, hvad det er for synspunkter og argumenter, der er blevet fremført, inden man er nået frem til en beslutning.
- Skolebestyrelsesmøder afholdes for lukkede døre, og det betyder, at medlemmerne ikke må gengive, hvad de andre har sagt på mødet. Man må gengive, hvad man selv har sagt. Medlemmerne må gerne gengive, hvad der står i referatet. Derfor bør man overveje, om man skriver navne ind i referatet. Henvisningen til ”lovgivningens regler om tavshedspligt” refererer primært til forvaltningslovens § 27.
Det er almindeligvis skolelederen eller dennes repræsentant, der i sin egenskab af skolebestyrelsens sekretær udarbejder referatet.
Såfremt man som medlem har en anden holdning til konklusion eller beslutning kan man få ført dette til referat, ligesom man også kan få en mindretalsudtalelse medsendt skolebestyrelsens udtalelser. Her skal man ganske kort formulere, hvad ens indvending er.
Se også værktøjskassens redskaber til skolebestyrelsesmødet.
